Het belang van goede communicatie

communicatie

U hebt het vast al eens vaker gehoord: ‘we moeten voortaan onze communicatie verbeteren’. Een veel gebruikte uitspraak nadat er in de organisatie iets is misgelopen. In een bedrijf draait alles om goede communicatie, het is bepalend voor alle resultaten. Medewerkers zijn de belangrijkste schakel. Wat is er aan te doen?

Allereerst zult u moeten vaststellen om welke vorm het gaat: intern of extern.

Intern:  tussen medewerkers onderling, afdelingen, leidinggevende, filialen, holding, etc.
Extern:  met leveranciers, klanten, prospects, relaties, web, pers, etc.

Beide vormen zijn met elkaar verbonden. Dat is vanzelfsprekend want uw medewerkers hebben contact met klanten of leveranciers. Hoe verbetert u nu de kwaliteit van de communicatie in uw organisatie?

Communiceren is een vaardigheid. De een kan dit van nature al goed, de ander heeft gerichte training nodig. Maar vergis u niet, ook vaardige mensen zullen van tijd tot tijd aanscherping nodig hebben. Door ingesleten gewoontes (stopwoorden, aannames, etc.) wordt de communicatie minder effectief. Daardoor wordt er meer ‘langs elkaar heen’ gesproken. En dat is de basis voor misverstanden en problemen.

Er zijn twee tools om met verbetering te starten. Allereerst training die uw vaardigheden aanscherpen en naar een hoger niveau brengen. Dat geldt voor alle medewerkers in de organisatie. Let wel: training heeft het meeste effect als dit structureel gebeurd. Er kan specifiek op de interne situatie worden getraind, en ook op de contacten met klanten/prospects etc.

De 2e tool is de 5-15 methode, bedacht door de oprichter van Patagonia. Hiermee zorgt men, na training, voor een regelmatige interne feedback en informatiestroom. Iedere medewerker neemt per week 15 minuten om in een vast format verslag te leggen. Dat gaat naar de leidinggevende die 5 minuten besteed om te lezen en te reageren. De leidinggevende neemt 15 minuten voor verslag naar zijn directie. Die neemt ook 5 minuten voor lezen en reageren. Het resultaat is een gezonde informatiestroom door de hele organisatie.

Wilt u al starten met een vaardigheidstraining? Neem dan nu contact met ons op voor de mogelijkheden.